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Aufbewahrungsfristen für Akten bei Vormundschaftsvereinen

Das Landesjugendamt ist zuständig für die Erlaubniserteilung für Vormundschaftsvereine gem. § 54 SGB VIII. Allerdings wird in dem Bescheid keine Vorgabe über die Aufbewahrungsfrist der Akten der Mündel gemacht. Auf Grund einer Anfrage gibt es aus Sicht des Landesjugendamtes folgende Empfehlung.

Grundsätzlich sollte für diese Akten in analoger Anwendung auf die „Aufbewahrungsbestimmungen der ordentlichen Gerichtsbarkeit und der Justizbehörden (AufbewBest)“ des Niedersächsischen Justizministeriums vom 03.08.2004 i.d.F. vom 31.10.2007 zurückgegriffen werden.

Danach sind Vormundschaftsakten 10 Jahre nach Fristbeginn aufzubewahren.

Für den Fristbeginn gibt es im Abschnitt 1 unter der Ziffer 7 Abs. 5 folgende Bestimmung:

"Für Vormundschaften ... beginnt die Aufbewahrungsfrist ... mit dem Jahr, das auf das Jahr folgt, in dem das Kind - soweit mehrere Geschwister vorhanden sind, das jüngste an der Angelegenheit beteiligte Kind volljährig geworden ist, auch wenn die Sache auf andere Weise vorher geendet hat."

Auch wenn es keine entsprechende Bestimmung im Erlaubnisbescheid gibt, sollten daher Vormundschaftsvereine diese Bestimmung analog der Justizbehörden anwenden und Akten erst nach Ablauf dieser Frist der Vernichtung zuführen, die natürlich den geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen genügen muss.


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